Intecap: Organizando tus eventos virtuales y en línea
Las actividades virtuales y en línea son una necesidad mundial por la situación que se vive y han dado la pauta a varias instituciones, empresas, comerciantes y emprendedores para innovar y lograr sus metas.
De acuerdo con la instructora, Yenifer López del Centro de Capacitación Escuintla 2: “un evento virtual es cuando éste está grabado y solo se proyecta. Un evento en línea es cuando los actos están siendo visto en vivo”.
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Para actividades virtuales necesitamos tecnología que aparente la realidad con ayuda de simuladores, máquinas, robots, apps, entre otros. En línea habrá interacción por parte de los asistentes, agregó la instructora de Organizador de Eventos, Jessica Arévalo del Centro de Capacitación en Turismo.
De acuerdo con las expertas algunas de las actividades que podemos realizar a través de estos dos eventos son:
Virtuales: conciertos, cooking show, pasarela de modas, eventos empresariales y educativos.
En línea: conferencias, foros, charlas educativas, fiestas de 15 años, bodas, elaboración de platillos, eventos educativos, empresariales, sociales, capacitaciones, entre otros.
Los pasos a seguir
Para la organización de estos dos tipos de evento son los siguientes:
- Objetivo claro
- A quiénes va dirigido
- Horario
- Edad de las personas
- Tipo de evento
Tanto las instructoras López y Arévalo, coinciden que la ventaja es unir a las personas desde cualquier parte del mundo, además que en lo referente a eventos empresariales y educativos hay un ahorro económico, sin embargo; también existen ciertas desventajas tales como:
- Falta de interacción y atención por parte de los asistentes
- Falta de noción en ciertos aspectos de los recursos tecnológicos
- Problemas de conectividad que puede generar dificultades con el sonido, iluminación e imagen o el acceso al evento.
Entre las plataformas que las empresas, instituciones o cualquier persona puede emplear para desarrollarlos se encuentran: Zoom, Google Meet, Teams, Webex, You Tube y Facebook.
Factores para el éxito de nuestros eventos virtuales
Para realizarlos virtualmente y en línea, es importante estos factores para fijar su éxito:
- Anunciar la actividad con anticipación
- Proporcionar y verificar la clave de ingreso
- Agenda clara, detallar cada punto
- Buena conectividad
- Tener buen sonido e iluminación
- Horario factible
- Participación de los asistentes
- Temas claros y actividades motivacionales
- Complementarse con otras herramientas
Para tener éxito, principalmente, se debe cumplir con el horario establecido, a lo que la instructora Yenifer López recomienda horarios en los que las personas no tengan jornada laboral y que no se interrumpan días familiares.
Si es a nivel educacional es vital tener intervalos de 40 minutos a 1 hora, y realizar otra actividad. Si es un evento social no hay un tiempo específico, pero también es recomendable 1 hora o 2 máximo, agregó Jessica Arévalo.
Un evento virtual o en línea jamás sustituirá uno en vivo. Por eso, al finalizar, hay que realizar una prueba de satisfacción del cliente para saber en qué punto debemos mejorar, expresó la instructora López.
Estamos en un área cambiante y de adaptarnos a este tipo de eventos, porque la situación mundial nos hace quedarnos en casa y desde ahí trabajar o tener reuniones familiares o con amigos de una forma diferente, sin el contacto físico, concluyó Arévalo.
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